DSGVO-konforme Kommunikation mit Dritten – Worauf es wirklich ankommt
Die Kommunikation mit externen Partnern, Kunden oder Dienstleistern ist aus dem Geschäftsalltag nicht wegzudenken. Doch sobald personenbezogene Daten ins Spiel kommen, musst Du wirklich aufpassen. Die DSGVO stellt strenge Anforderungen, die Unternehmen bei der Kommunikation mit Dritten einhalten müssen. Verstöße können nicht nur teuer werden, sondern auch das Vertrauen Deiner Geschäftspartner gefährden. In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du DSGVO-konform mit Dritten kommunizierst und rechtliche Risiken minimierst.
Was bedeutet DSGVO-konforme Kommunikation mit Dritten?
Die DSGVO regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten, also allen Informationen, die eine Person identifizieren können. Sobald Du solche Daten an Dritte übermittelst – sei es ein externer Dienstleister, ein Geschäftspartner oder ein Berater – musst Du sicherstellen, dass die Verarbeitung dieser Daten rechtmäßig, sicher und transparent erfolgt. Das bedeutet:
- Du musst einen rechtlichen Grund für die Weitergabe der Daten haben.
- Du bist dafür verantwortlich, dass der Empfänger die Daten ebenfalls datenschutzkonform behandelt.
- Du musst die Betroffenen über die Weitergabe und den Zweck informieren.
Wann ist die Weitergabe personenbezogener Daten erlaubt?
Laut DSGVO darfst Du personenbezogene Daten nur unter bestimmten Voraussetzungen an Dritte weitergeben. Dazu gehören:
- Einwilligung: Die betroffene Person hat ausdrücklich zugestimmt.
- Vertragserfüllung: Die Weitergabe ist notwendig, um einen Vertrag zu erfüllen.
- Rechtliche Verpflichtung: Du bist gesetzlich dazu verpflichtet, die Daten weiterzugeben.
- Berechtigtes Interesse: Dein Interesse an der Datenweitergabe überwiegt die Datenschutzrechte der betroffenen Person.
Es ist wichtig, dass Du die entsprechende Rechtsgrundlage dokumentierst, um im Fall von Nachfragen oder Prüfungen nachweisen zu können, warum die Datenübermittlung notwendig war.
Wie Du DSGVO-konform mit Dritten kommunizierst
1. Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV)
Wenn ein Dritter in Deinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, beispielsweise ein Cloud-Dienstleister oder ein externer Buchhalter, musst Du mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Dieser regelt:
- Welche Daten verarbeitet werden.
- Zu welchem Zweck die Verarbeitung erfolgt.
- Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zum Schutz der Daten getroffen werden.
2.Sicherheitsmaßnahmen bei der Übertragung
SDie Sicherheit der Datenübermittlung ist ein zentraler Punkt der DSGVO. Achte darauf, dass personenbezogene Daten immer über verschlüsselte Kanäle übertragen werden, z. B. per S/MIME oder PGP für E-Mails. Vermeide die Nutzung unsicherer Plattformen und unverschlüsselter Messenger-Dienste.
3. Dokumentation und Transparenz
Halte schriftlich fest, welche Daten Du weitergegeben hast, an wen und zu welchem Zweck. Dies ist nicht nur für Deine eigene Kontrolle wichtig, sondern auch für den Fall, dass Betroffene oder Datenschutzbehörden Nachweise verlangen. Denn Betroffene haben immer das Recht auf Auskunft.
4. Datenschutzfreundliche Partnerauswahl
Arbeite nur mit Partnern und Dienstleistern zusammen, die selbst DSGVO-konform arbeiten. Prüfe vor der Zusammenarbeit, ob der Dritte entsprechende Sicherheitsmaßnahmen implementiert hat und ob er bereit ist, diese nachzuweisen.
5. Informiere die Betroffenen
Betroffene müssen wissen, was mit ihren Daten geschieht. In Deiner Datenschutzerklärung solltest Du offenlegen:
- An wen Daten übermittelt werden.
- Zu welchem Zweck die Weitergabe erfolgt.
- Welche Rechte die Betroffenen haben (z. B. Auskunft, Löschung).
Herausforderungen bei der Kommunikation mit Dritten
Die größte Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass der Empfänger die Daten ebenfalls datenschutzkonform verarbeitet. Besonders bei internationalen Partnern oder Drittstaatenübermittlungen (außerhalb der EU) gelten zusätzliche Anforderungen. Hier brauchst Du:
- Standardvertragsklauseln: Diese regeln den Datenschutz bei der Übermittlung von Daten in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau.
- Einwilligungen für Drittstaatenübermittlungen: Informiere Betroffene und hole gegebenenfalls ihre Zustimmung ein.
Konsequenzen bei Verstößen
Eine unsachgemäße Datenweitergabe hat schwerwiegende Folgen, darunter:
- Reputationsschäden: Datenschutzverletzungen können das Vertrauen von Kunden und Partnern nachhaltig beeinträchtigen.
- Rechtliche Konflikte: Betroffene können Schadenersatzansprüche geltend machen.
- Hohe Bußgelder: DSGVO-Verstöße können mit bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden.
